NUPI har ledig to faste stillinger som rådgiver / seniorrådgiver. Vi søker én person til å fylle oppgaver innen forskningsadministrasjon og én person til administrative oppgaver ved instituttet, med vekt på arkiv og personvern (GDPR). Stillingene vil være tilknyttet administrativ avdeling.

Stillingen knyttet til forskningsadministrasjon: NUPI har en effektiv administrasjon og instituttet har stor prosjektinngang og mange engasjerte og dyktige forskere. Den som ansettes vil ha varierte og spennende oppgaver og samarbeide med våre forskere i alle faser av et forskningsprosjekt.

Stillingen knyttet til NUPIs administrasjon: Stillingen vil bistå med ulike administrative oppgaver ved NUPI. Som offentlig forvaltningsorgan under Kunnskapsdepartementet er arkivtjenesten og oppfølging av personvern (GDPR) også viktige funksjoner på NUPI. Den som ansettes i denne stillingen vil få et overordnet ansvar for arkiv og personvern og følge opp dette i samarbeid med forskerne og administrasjonen på NUPI.

1. Stillingen knyttet til forskningsadministrasjon

Arbeidsoppgaver
  • Bidra til utvikling av nye prosjektforslag gjennom administrativ støtte til forskere i søknadsarbeidet, herunder prosjektbudsjettering
  • Overvåke og følge opp utlysninger av forskningsmidler og anbudsoppdrag fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder
  • Yte forskningsadministrativ støtte i gjennomføringen og rapportering av prosjekter
  • Gi råd og støtte ledelsen i forskningsadministrative spørsmål og vedlikehold av handlingsplaner, retningslinjer mv., herunder produsere nøkkeltall og rapportering på instituttnivå
  • Håndtere konsortie- og oppdragsavtaler med samarbeidspartnere og underleverandører
  • Oppfølging av arkiveringskrav og dokumentforvaltning i Websak+ samt GDPR/personvern relatert til prosjektvirksomheten
  • Delta i kontaktnett og kommunikasjon med ulike finansieringskilder, samarbeidspartnere og kompetansemiljøer
  • Bistå og legge til rette for faglige møter, konferanser, seminarer etc. ved behov
  • Jobben innebærer perioder med høyt arbeidspress og noe reisevirksomhet
  • Andre arbeidsoppgaver kan legges til stillingen.
Kvalifikasjoner
  • Relevant høyere utdanning, for eksempel innen økonomi, administrasjon, eller statsvitenskap. Dokumentert relevant realkompetanse kan erstatte utdanningskravet.
  • Erfaring med prosjektadministrasjon og -budsjettering fra forskingsinstitusjoner, herunder gode ferdigheter i Excel
  • Erfaring med søknadsprosesser til nasjonale og/eller internasjonale finansieringskilder
  • God tall- og økonomiforståelse
  • Meget god muntlig og skriftlig framstillingsevne, på norsk og engelsk
Det er en fordel med:
  • Erfaring med Forskningsrådets programmer, EUs rammeprogram for forsking og andre internasjonale programmer
  • Erfaring fra myndighetskontakt nasjonalt og internasjonalt
  • Erfaring fra offentlige anskaffelser
  • Forståelse for forretningsjus og kontraktsrett
  • Kompetanse på GDPR/personvern
  • Erfaring med arkiv og dokumentforvaltning
  • Erfaring med Websak+, SharePoint og Unit4 ERP

 

2. Stillingen knyttet til administrasjon med vekt på arkiv/personvern

Arbeidsoppgaver
  • Bistå med ulike administrative oppgaver ved NUPI
  • Ansvar for systemadministrasjon av arkivtjenesten og vedlikehold og utvikling av maler i WebSak 
  • Vedlikehold og videreutvikling av arkivplan og internkontroll, BK-plan med arkivnøkkel
  • Vedlikehold og videreutvikling av arbeidsprosesser og rutinebeskrivelser
  • Daglige driftsoppgaver som journalføring, kvalitetssikring, brukerstøtte og systemadministrasjon samt behandling av innsynskrav. Håndtering av dokumenter etter arkivloven og sikkerhetslovens bestemmelser
  • Andre oppgaver relatert til arkiv ved behov
  • Være ansvarlig for oppfølgning av personvern/GDPR (personvernombud) og informasjonssikkerhet i forskningsprosjekter og administrasjon av NUPI.
  • Holde kurs og utvikling av kompetansehevende tiltak for ansatte innen arkiv og GDPR
  • Andre arbeidsoppgaver kan legges til stillingen.
Kvalifikasjoner
  • Relevant høyere utdanning, for eksempel innen arkiv/informasjonsforvaltning eller administrasjon. Dokumentert relevant realkompetanse kan erstatte utdanningskravet.
  • God kompetanse i sak- og arkivsystem, helst WebSak og kunnskap om administratorrollen
  • Erfaring med å sikre dokumentfangst og vurderinger rundt informasjonssikkerhet
  • God kunnskap om relevante lovverk med tilhørende forskrifter
  • God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk
  • Erfaring fra offentlig forvaltning

For begge stillingene søker vi etter følgende personlige egenskaper

  • Selvstendighet, serviceinnstilt og gode samarbeidsevner
  • Initiativ og gjennomføringsevne
  • Høy arbeidskapasitet, evne til å håndtere flere oppgaver og prosesser parallelt og gode prioriteringsevner

De rette personene trenger ikke nødvendigvis å inneha alle disse kvalifikasjonene/ønskene, det vil også bli tatt hensyn til i hvilken grad du vil utfylle og komplementere forskningsadministrasjonen på NUPI. Personlig egnethet vil vektlegges.

Vi tilbyr

  • Et spennende, internasjonalt arbeidsmiljø
  • Gode muligheter for personlig og faglig utvikling
  • Fleksibel arbeidstid
  • Gode pensjons, forsikrings- og låneordninger gjennom medlemskap i Statens pensjonskasse
  • Mobiltelefonavtale
  • Trening i arbeidstiden
  • Du vil jobbe tett med både administrasjonen og forskerne med høy grad av tverrfaglighet.
  • Stillingen vil bli innplassert i statens lønnssystem, 1364 Seniorrådgiver (fra kr. 626.300) eller 1434 Rådgiver (fra kr. 501.200) basert på en samlet vurdering av utdanning og erfaring.

Søknaden skal inneholde

  • Søknadsbrev hvor det spesifiseres hvilken stilling det søkes på (1. Forskningsadministrasjon, 2. Administrasjon/arkiv/personvern)
  • CV
  • Liste med 2-3 referanser (navn, tilknytning til søker, epostadresse og telefonnummer)
  • Evt. Vitnemål og attester

Søknad med vedlegg må sendes inn via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge.

Spørsmål om stillingene

Nærmere opplysninger om stillingen fås ved henvendelse til administrasjonssjef Anne Kari B. Johansen (tlf 99436762 / epost: a.k.b.johansen@nupi.no).

Søknad sendes elektronisk, innen 12.2.2023. Vennligst send din søknad via Jobb Norge ved å klikke «søk stillingen» på denne siden.

Generelt

Vi har som mål at vår arbeidsstyrke i størst mulig grad skal gjenspeile mangfoldet i befolkningen. Vi oppfordrer kvalifiserte kandidater til å søke,  uavhengig av kjønn, kulturell bakgrunn, alder, nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en. Arbeidsforholdene vil om nødvendig bli lagt til rette for personer med nedsatt funksjonsevne.

Om oss

Norsk Utenrikspolitisk Institutt (NUPI) er et ledende miljø innen forskning og informasjon om internasjonale politiske og økonomiske spørsmål, og om forhold av særlig interesse for norsk utenrikspolitikk. NUPI har også et særlig formidlingsansvar til offentligheten om internasjonale forhold. Instituttet er et forvaltningsorgan underlagt Kunnskapsdepartementet og sysselsetter i overkant av 70 årsverk. Vi holder til i attraktive lokaler i Oslo sentrum.